Ma trận quản lý thời gian kim chỉ nam giúp bạn thoát ra khỏi mớ hỗn độn của công việc tồn đọng, sắp xếp theo thứ tự ngăn nắp, rút ngắn thời gian thực hiện và cuối cùng về đích thành công. Vậy làm thế nào để vận hành ma trận này đạt hiệu quả tối ưu? Mời bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
1.1 Khái niệm
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả dựa trên đặc tính (quan trọng, khẩn cấp) của công việc, nhằm nhận biết những việc nào nên làm và loại bỏ những công việc không cần thiết.
Ma trận Eisenhower thích hợp cho những người làm việc có mục tiêu nhưng không biết cách sắp xếp công việc hợp lý, dẫn đến tình trạng quá tải, không thể hoàn thành đúng thời hạn đã đề ra. Ma trận này giúp bạn thoát ra khỏi vòng luẩn quẩn của công việc, tập trung hoàn toàn xử lý những việc quan trọng, phân bổ thời gian hợp lý, kết quả cuối cùng đạt hiệu suất cao.
1.2 Bản chất
Bản chất của ma trận quản lý thời gian hỗ trợ phân biệt hai tiêu chí “khẩn cấp” và “quan trọng”. Đối với những việc “khẩn cấp”, não bộ thường phản ứng mạnh để thúc đẩy bản thân tập trung giải quyết vấn đề một cách cẩn thận, kỹ lưỡng. Tuy nhiên, trong thực thế những việc khẩn cấp thường không quá quan trọng khiến bạn mất nhiều thời gian để xử lý những vấn đề đó.
Ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn tập trung hoàn thành công việc quan trọng trước mang lại hiệu quả cao mà không bị xao nhãng bởi những công việc gấp rút khác.
4 cấp độ điển hình ma trận quản lý thời gian
Theo nguyên lý vận hành của ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ chia công việc thành 4 cấp độ khác nhau, dựa trên 2 tiêu chí “quan trọng” và “khẩn cấp”.
2.1 Cấp 1: Khẩn cấp và quan trọng
Đây là mức độ cao nhất trong ma trận, những công việc liệt kê vào cấp 1 cần được gắn “tín hiệu đỏ”, dành quyền ưu tiên xử lý ngay lập tức bởi tính quan trọng và mức độ ảnh hưởng của nó. Công việc cấp 1 thường chiếm khoảng 15% – 20% thời gian để giải quyết. Nếu công việc đã được dự đoán trước, bạn có nhiều thời gian chủ động chuẩn bị lên kế hoạch chu đáo. Tuy nhiên, một số trường hợp công việc cấp 1 xuất hiện bất ngờ, dù nằm ở thế bị động nhưng bạn cần nhạy bén nhìn nhận vấn đề, xử lý linh hoạt, ưu tiên thực hiện trước để hoàn thành đúng thời hạn.
Cấp độ 1: Khẩn cấp và quan trọng cần làm ngay
2.2 Cấp 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Loại công việc cấp 2 có mức ảnh hưởng quan trọng tác động trực tiếp đến kết quả cuối cùng. Vì vậy, bạn cần lên kế hoạch chi tiết, cẩn thận, kỹ lưỡng, cố gắng đạt hiệu quả cao nhất, tránh trường hợp vấn đề sai sót không đáng đó xảy ra. Bên cạnh đó, công việc cấp 2 không thuộc vào phạm vi khẩn cấp, nên bạn có nhiều thời gian để chuẩn bị hơn, dạng công việc này chiếm khoảng 60% – 65% quỹ thời gian làm việc của bạn.
2.3 Cấp 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Đặc tính của loại công việc này không quan trọng, bạn có thể ủy quyền hoặc nhờ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp. Tuy nhiên, một số công việc cần đích thân thực hiện, bạn nên hoàn thành nhanh nhất và giới hạn thời gian thực hiện chiếm 10% – 15% tổng thời gian làm việc của bạn.
Công việc cấp 3 thường xuất hiện bất ngờ tương tự như một số công việc cấp 1, nên bạn cần nhạy bén phân biệt rõ ràng mức độ quan trọng của từng công việc để đưa ra hướng xử lý phù hợp, tránh ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc cấp 2.
Cấp độ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể ủy quyền
2.4 Cấp 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng
Công việc được xếp vào cấp 4 thường không đem đến lợi ích cao mà lại tốn khá nhiều thời gian thực hiện, bạn có thể cân nhắc xử lý hoặc loại bỏ chúng. Nếu bạn muốn thực hiện, công việc cấp 4 chỉ nên chiếm khoảng 5% nguồn thời gian làm việc của bạn.
Tiến trình 3 bước vận hành ma trận hiệu quả
Để vận hành ma trận quản lý thời gian thành công, bạn cần tuân theo tiến trình 3 bước dưới đây:
Bước 1: Lập danh sách công việc cần làm
Liệt kê những công việc cần làm bao gồm công việc cá nhân và công việc hàng ngày. Ghi chú chi tiết, rõ ràng, cụ thể: tên công việc, nội dung chi tiết và những lưu ý khi thực hiện. Với bước này, bạn cần rà soát và kiểm tra lại nhiều lần để tránh bỏ sót công việc.
Bước 2: Phân bổ công việc vào 4 cấp độ ma trận
Xác định tính chất “khẩn cấp” và “quan trọng” của từng công việc. Dựa vào đặc điểm của 4 cấp độ ma trận đã được đề cập phía trên, phân bổ công việc vào từng cấp độ phù hợp. Lưu ý, mỗi công việc chỉ được gắn với một cấp độ duy nhất, tránh trường hợp trùng lặp, gây rối loạn trong quá trình xử lý công việc.
Trong mỗi cấp độ, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên mà sắp xếp thứ tự giải quyết từng công việc phù hợp đạt hiệu quả.
Ma trận quản lý thời gian – Sắp xếp công việc vào các cấp độ
3.3 Bước 3: Thực hiện công việc theo mức độ ưu tiên
Thực hiện công việc theo tiến trình hoạt động ma trận quản lý thời gian: lần lượt xử lý công việc cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp 4. Đối với từng nhóm công việc trong một cấp độ, thực hiện theo vị trí từ trên xuống dưới đã được sắp xếp sẵn.
Trong trường hợp đang thực hiện công việc cấp 2 phát sinh công việc cấp 1, bạn cần tạm dừng công việc cấp 2 và ưu tiên xử lý công việc cấp 1 trước.
