Theo thống kê của Doodle (một nền tảng về đặt lịch), trung bình mỗi người mất 3 giờ dành cho việc họp mỗi tuần, trong đó, có tới 2/3 số cuộc họp bị đánh giá là lãng phí thời gian, tương đương 24 tỷ giờ đồng hồ làm việc bị lãng phí trong năm 2019, ước tính thiệt hại lên tới 425 tỷ Bảng Anh. Một thống kê khác, nước Mỹ lãng phí gần 37 tỷ đô la mỗi năm cho các cuộc họp kém hiệu quả.
Những con số này khiến chúng ta phải nhìn nhận nghiêm túc về chất lượng và hiệu quả của các cuộc họp. Dưới đây là 8 nguyên tắc tổ chức họp giúp bạn tiết kiệm được ⅔ giờ họp trong một tuần:
- Xác định cuộc họp này có cần thiết hay không?
Trước khi dự định tổ chức một cuộc họp, bạn nên nghiêm túc đặt câu hỏi về mục đích của nó, bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Mục đích của cuộc họp là gì?
- Mục đích đó có thể đạt được bằng việc gọi điện thoại hoặc gửi email không?
- Vấn đề có khẩn cấp không?
- Vấn đề có quan trọng không?
- Có còn cách nào khác không?
Hãy nhớ: Chỉ tổ chức họp khi thực sự cần thiết và có mục đích rõ ràng.
- Có mục tiêu và chương trình rõ ràng
Thế nào là một cuộc họp tốt? Theo khảo sát của Doodle, 72% số người được hỏi cho rằng cần có mục tiêu rõ ràng và 67 % cho rằng cần có chương trình rõ ràng. Do vậy, trước khi tổ chức họp, bạn cần:
- Xác định mục đích họp
- Chương trình họp (agenda)
- Thành phần tham dự, người tham dự cần chuẩn bị gì?
- Gửi chương trình cho người tham dự trước ít nhất 24 giờ để mọi người có sự chuẩn bị tốt và đóng góp hiệu quả.
Marissa Mayer (cựu Giám đốc Điều hành Google) đã tổ chức gần 70 cuộc họp mỗi tuần và được coi là một trong những người ra quyết định sáng tạo & xuất sắc nhất. Một trong những yêu cầu quan trọng của bà đối với bất kỳ cuộc họp nào là phải có một agenda tốt. Bất kỳ nhân viên nào muốn gặp Marissa đều phải đưa ra agenda trước. Cách tiếp cận này đã giúp bà và các Giám đốc điều hành khác của Google giảm thiểu đáng kể số lượng các cuộc họp không quan trọng.
- Thiết kế cuộc họp ngắn
Thiết kế các cuộc họp khoảng 15 – 18 phút
Marissa Mayer thường tổ chức các cuộc họp 10 phút với các thành viên trong nhóm của mình tại Google để tăng cường sự tập trung.
Theo người phụ trách TED Chris Anderson, 18 phút là cột mốc thú vị để thu hút sự chú ý của mọi người. Bất kỳ điều gì xoay quanh con số này đều dẫn đến năng suất và sự chú ý cao hơn.
Tất nhiên không phải tất cả cuộc họp đều có thể kết thúc nhanh chóng, nhưng hãy cố gắng thiết kế nhiều cuộc họp ngắn, hạn chế tối đa các cuộc họp dài.
- Đẩy nhanh tốc độ và sự tập trung với Stand-up meeting
Trong Stand-up meeting, người tham gia cần phải đứng chứ không được ngồi. Việc này giúp gia tăng sự tập trung và đẩy nhanh tốc độ của buổi họp. Một nghiên cứu tại Đại học Washington cho thấy mọi người có xu hướng năng động, hào hứng và năng suất hơn khi tham gia các stand-up meeting.
- Cuộc họp càng ít người tham gia càng tốt
- Cần đảm bảo rằng mỗi người tham gia họp đều có một lý do
- Xác định bằng cách đặt câu hỏi: tại sao người này được mời tham dự? Họ đóng góp như thế nào trong cuộc họp?
Google áp dụng Quy tắc 10 người, chủ trương rằng các cuộc họp có càng ít người tham dự càng tốt, và không nên vượt quá 10 người.
Jeff Bezos (nhà sáng lập Amazon) quan niệm: “Không bao giờ có cuộc họp mà hai chiếc pizza không đủ để cả nhóm cùng ăn” – hãy giữ các cuộc họp luôn nhỏ gọn.
- Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ
- Yêu cầu các thành viên có mặt trước ít nhất 5 phút
- Thiết lập hẹn giờ trong khi họp
- Giữ tập trung
- Tập trung thảo luận đúng vấn đề
- Loại bỏ smartphone, email, mạng xã hội,… và những thứ gây phiền nhiễu khác
- Luôn có người chủ trì phiên họp
- Để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng thời gian, lịch trình và đạt được mục đích
- Điều hướng cuộc họp khi thảo luận sa đà, tranh cãi
- Đảm bảo nội dung họp được ghi chép và gửi cho người tham dự
- Tổng kết và thông báo kết quả họp.
Hãy cùng xem ví dụ về daily meeting của một nhóm Scrum áp dụng các nguyên tắc trên.
Xác định mức độ cần thiết: trong nhóm Scrum việc “thanh tra” kế hoạch hướng đến mục tiêu trong 1 Sprint rất quan trọng. Do vậy, daily meeting là hoạt động cần thiết để cập nhật công việc đã làm và tái lập kế hoạch cho ngày tiếp theo, cũng như phát hiện những vấn đề để kịp thời điều chỉnh và thích nghi.
Có mục tiêu và chương trình rõ ràng:
Mục tiêu: cập nhật công việc đã làm và lập kế hoạch cho ngày tiếp theo
Chương trình: mỗi người có 3 phút để trả lời 3 câu hỏi:
- Tôi đã làm được gì để giúp nhóm tiến đến mục tiêu?
- Tôi sẽ làm gì?
- Tôi có gặp khó khăn gì không?
Thiết kế cuộc họp ngắn: timebox của daily meeting không kéo dài quá 15 phút.
Đẩy nhanh tốc độ và sự tập trung với stand-up meeting: mọi người tham gia họp đều phải đứng.
Cuộc họp càng ít người tham gia càng tốt: chỉ có thành viên Nhóm Phát triển tham gia, các thành viên khác của nhóm Scrum không bắt buộc phải tham gia.
Bắt đầu và kết thúc đúng giờ: nhóm không họp quá timebox 15 phút.
Giữ tập trung: tập trung trả lời đúng 3 câu hỏi và không thảo luận thêm.
Luôn có người chủ trì phiên họp: Scrum Master tham gia điều phối, đảm bảo các thành viên trả lời đúng 3 câu hỏi.
