Hãy để SME Hospital mách nước cho doanh nghiệp những bí quyết đã được chứng minh hiệu quả tại chính tổ chức của chúng tôi và hàng ngàn SME khác.
1/ THỰC THI LUÔN VÀ NGAY
– Chủ doanh nghiệp và nhà quản lý hãy tạo cho nhân viên thói quen gạt bỏ sự trì hoãn. Khi giao một dự án phải hoàn thành trong một tháng, hãy đề nghị họ lên kế hoạch ngay từ lúc nhận việc.
– Theo quy tắc 10 giây, một khi công việc được bắt đầu trong 10 giây đầu tiên, não bộ sẽ tập trung làm việc hơn và không nghĩ đến việc trì hoãn nữa.
– Bên cạnh áp dụng quy tắc này, hãy hướng dẫn nhân viên đừng chờ đợi một sự hoàn hảo. Nếu luôn nghĩ khi nào mình giỏi, mình có nhiều thông tin hoặc đầy đủ tài liệu mới làm thì thực tế sẽ chẳng bao giờ bắt tay vào làm việc đó được.
2/ TƯ DUY HƯỚNG MỤC ĐÍCH
– Mỗi dự án bao gồm rất nhiều đầu việc nhỏ. Làm bất kỳ việc gì cũng cần hiểu được mục đích là gì, nó có giúp ích gì cho toàn bộ dự án hay không. Không những vậy, cần phải biết cái đích mong muốn của mỗi việc. Để từ mục đích đó, ta suy ngược lại các hoạt động cần thực hiện.
💢 Lợi ích của kỹ thuật này là giúp ta tập trung vào cái đích cuối cùng, nhận biết ngay những cơ hội giúp thực hiện mục tiêu và luôn tư duy tìm giải pháp.
3/ TẬN DỤNG SƠ ĐỒ, HÌNH HỌA, MIND-MAP
– Bộ não con người xử lý hình ảnh nhanh hơn chữ gấp 60,000 lần. Vì thế, thay vì ghi chép bằng chữ, hãy sử dụng sơ đồ, hình họa hay bản đồ tư duy.
– Kỹ thuật này giúp nâng cao tư duy logic trong quá trình ghi chép. Không những vậy doanh nghiệp còn có thể triển khai thông tin chính xác, rõ ràng và hiệu quả.
4/ BẮT ĐẦU NGÀY MỚI BẰNG VIỆC LÊN DANH SÁCH CÁC TASK
– Nếu không dành 5’ lên danh sách những việc cần xử lý trong ngày, ta sẽ dễ dàng bỏ sót công việc. Hãy sử dụng ma trận Eisenhower (ma trận quản lý công việc theo thời gian và tính chất quan trọng) để chia công việc thành 04 cấp độ:
1-Gấp & Quan trọng,
2-Gấp & Không quan trọng,
3-Quan trọng & Không gấp,
4-Không gấp & Không quan trọng.
– Mọi nhiệm vụ lớn, nhỏ đều được kiểm soát nếu bạn viết ra và theo dõi hàng ngày. Chỉ như vậy, bạn mới có thể làm việc hiệu quả được.
5/ PHẢN HỒI NHANH
– Tại hầu hết các công ty hiện đại, các nhân viên trao đổi công việc với nhau qua Skype hay các ứng dụng nhắn tin OTT khác.
– Hãy trả lời tin nhắn, email cùa đồng nghiệp ngay khi có thể. Nếu chưa thể thực hiện yêu cầu của họ luôn, ít nhất hãy thông báo rằng bạn sẽ làm việc đó sau.
– Để thành thạo kỹ thuật này, hãy áp dụng quy tắc 2 phút: giải quyết ngay những việc mà thời gian thực hiện dưới 2 phút: trả lời email, tin nhắn.
– Kỹ thuật này giúp bạn nâng cao thương hiệu cá nhân và đồng nghiệp, cấp trên luôn cảm thấy được tôn trọng.
6/ ĐỪNG THEO CHỦ NGHĨA HOÀN HẢO
– Điều này áp dụng cho đa số các task tốn nhiều thời gian. Nếu một dự án có 10 đầu việc nhỏ và bạn chỉ chăm chăm vào một nhiệm vụ, làm sao cho nó tốt nhất có thể mà bỏ qua 9 nhiệm vụ còn lại thì vừa làm mất thời gian của chính mình, vừa khiến dự án chậm tiến độ.
– Hãy cứ làm, rồi từ từ xem xét, đánh giá lại, điểm nào chưa được thì tiếp tục khắc phục, theo đúng chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act).
7/ TỪ CHỐI CÔNG VIỆC KHÔNG ĐÚNG CHỨC TRÁCH
– Từ chối là cả một nghệ thuật. Nhiều nhà lãnh đạo chưa tin tưởng nhân sự nên thường xuyên làm hộ, làm thay công việc của nhân viên, bỏ quên nhiệm vụ chính là thiết kế chiến lược.
– Doanh nghiệp mới bắt đầu khởi sự có thể chấp nhận để cấp quản lý tham gia tác nghiệp nhưng cần có định hướng để rút dần (bằng đẩy mạnh on-job training, nâng cao năng lực nhân viên).
