– “Nếu nhân viên dùng 02 tiếng đồng hồ để thực hiện một công việc, trong khi mức thời gian chuẩn là 1,5h thì phải giải trình về sự chênh lệch đó. Nếu việc này cứ lặp đi lặp lại, chúng tôi phải đặt dấu chấm hỏi và có thể tính đến biện pháp thay thế anh ta” một quản lý của PricewaterhouseCoopers (thành viên Big4 – 04 hãng kiểm toán lớn nhất thế giới) tiết lộ.
– Không chỉ các công ty tư vấn mới sử dụng phương pháp time report, một số doanh nghiệp sản xuất như Coca Cola cũng bắt đầu áp dụng hình thức tính toán chi phí thời gian của nhân viên.
– Tại các công ty này, quỹ thời gian làm việc của nhân sự được coi là tài sản chung. Nhà quản lý do vậy tìm mọi cách kiểm tra xem họ đã sử dụng 8 tiếng đồng hồ vàng ngọc như thế nào. Bên cạnh lý do cơ bản này, nhiều doanh nghiệp áp dụng time report còn thu về không ít lợi ích bất ngờ.
– Phát hiện những lỗ hổng thời gian
+ Lập báo cáo chi phí sử dụng thời gian chính xác đến từng phút giúp chủ doanh nghiệp tìm được nguyên nhân vì sao hiệu quả công việc giảm. Tại một số công ty, người ta tính ra rằng khoảng 25-30% quỹ thời gian của các manager được chi ra cho việc chỉ bảo, quản lý nhân viên dưới quyền, còn 70% thì coi như mất trắng.
+ Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể giảm tới phân nửa lương của các manager, hoặc tăng hiệu quả sử dụng họ bằng cách giao cho họ một vai trò trong các chương trình tuyển dụng hoặc đào tạo nguồn nhân lực.
– Định hình kế hoạch nhân sự
+ Nhờ hình thức báo cáo này, chủ doanh nghiệp nắm bắt được nhân viên có bận rộn hay không, lượng công việc có quá tải hay không để điều chỉnh kế hoạch phân bổ nguồn lực.
+ Ngoài ra, nhà điều hành có thể định lượng mức thời gian chuẩn cho một hạng mục công việc, từ đó ước tính số lượng nhân viên cần thiết, hoặc lấy đó làm thước đo khi sử dụng dịch vụ outsourcing. “Khi biết được mức thời gian trung bình của một vụ thanh toán, tôi có thể nói ngay được tôi sẽ cần bao nhiêu kế toán thanh toán” – Giám đốc nhân sự của Coca Cola giải thích.
– Nhân viên tự hoạch định quỹ thời gian
+ Việc báo cáo không chiếm quá nhiều thời gian, thậm chí còn giúp nhân viên làm chủ công việc nhờ xác định chính xác khối lượng task tồn đọng, ước tính thời lượng hoàn thành. Theo dõi sát sao thời gian thực hiện công việc, nhân viên hình thành thói quen tối ưu hành vi xử lý vấn đề, rút kinh nghiệm từ quá khứ.
+ “Nếu nhân viên kết thúc một dự án với khách hàng sớm chừng nào, anh ta sẽ có nhiều cơ hội hơn để bắt đầu một dự án khác” – Giám đốc Ekopsi Consulting chia sẻ. Không chỉ doanh nghiệp hưởng lợi mà nhân viên cũng có thể tăng thu nhập nhờ những hợp đồng hoàn tất nhanh chóng.
– Với thực tế khoảng 20-40% quỹ thời gian của các nhân viên không đem lại một chút hiệu quả nào, việc chủ doanh nghiệp tính đến chuyện “cân đong đo đếm” quỹ thời gian của nhân viên là vô cùng cần thiết.
– Tuy nhiên, để báo cáo công việc thật sự hiệu quả, nhà điều hành nên xác định trước họ sẽ khai thác gì từ các time report đó. Theo Tổng giám đốc Alpha Integretor, ông muốn theo dõi xem công ty có thực dành 60% quỹ thời gian cho các dự án với khách hàng, 40% cho việc đào tạo, phát triển nhân viên như mục tiêu đầu năm hay không. Nếu các bản báo cáo chỉ là một hình thức lấy lệ, việc quản lý thời gian có thể gây cho nhân viên suy nghĩ tiêu cực rằng việc này là vô ích.
