Trên thế giới có hai kiểu người – người rất năng suất, có thể hoàn thành mọi việc và những người dù thế nào cũng không thể hoàn thành việc gì.
Dù không mất tiền mua, nhưng thời gian là vô giá. Mỗi ngày bạn bận rộn vì phải chịu trách nhiệm cho nhiều việc, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là bạn đang làm việc hiệu quả.
Hãy dành ra 10 phút áp dụng những thói quen sau đây để trở nên năng suất hơn.
1. Đặt thứ tự ưu tiên
Bạn sẽ không thể đạt được gì trong cuộc sống nếu không biết chính xác mình muốn gì. Như Yogi Berra từng nói “Bạn sẽ không thể đến nơi, nếu không biết mình đang đi đâu”. Bạn sẽ không thể thành công trong cuộc sống nếu không đặt ra thứ tự ưu tiên.
Ưu tiên là những việc bạn cần phải hoàn thành trong công việc hay cuộc sống. Những người thành công luôn biết cần làm gì và dùng những công cụ gì để giúp họ đạt được mục tiêu. Biết cách đặt thứ tự ưu tiên ảnh hưởng đến thành công trong cuộc sống cũng như kinh doanh.
Để ưu tiên tốt hơn, hãy xác định danh mục các công việc quan trọng nhất của bạn, tách các nhiệm vụ khẩn cấp ra khỏi danh mục, xác định giá trị của từng việc, sắp xếp thứ tự quan trọng, và cuối cùng là lên kế hoạch để thực hiện chúng. Hãy giữ cho danh mục phải làm của bạn luôn ngắn gọn và đặt tên cho nó là “danh sách thành công”.
Gary Keller, tác giả cuốn sách “The one Thing: Sự thật đơn giản đến kinh ngạc đằng sau những kết quả phi thường” đã giải thích rằng:
“Thay vì lập danh sách việc cần làm (to-do-list), thì bạn nên lập một danh sách việc cần làm để thành công (success-list) – đây là một danh sách được tạo ra với mục đích đạt những kết quả phi thường.
Trong khi to-do-list có xu hướng rất dài, thì success-list lại thường rất ngắn. Nếu danh sách việc cần làm của bạn chứa mọi thứ, có lẽ nó sẽ đưa bạn đến mọi nơi trừ nơi bạn muốn đến.”
2. Hãy đưa mọi thứ ra khỏi đầu bạn
Hãy tập thói quen viết mọi thứ ra, thay vì phụ thuộc quá nhiều vào trí nhớ của bản thân. Bạn sẽ có một bức tranh toàn cảnh về công việc cần hoàn thành, để từ đó sắp xếp và đặt thứ tự ưu tiên phù hợp.
3. Tách nhiệm vụ khẩn cấp ra khỏi danh sách công việc quan trọng
Những việc khẩn cấp của ngày hôm nay chưa chắc đã là việc quan trọng của ngày mai.
Việc phân biệt rõ ràng giữa nhiệm vụ khẩn cấp và công việc quan trọng sẽ giúp bạn tập trung hơn để hoàn thành công việc sớm nhất có thể.
Trong cuốn sách 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done, Peter Bregmanđã viết “Để hoàn thành đúng việc, thì chọn những gì cần bỏ qua cũng quan trọng không kém gì chọn những việc cần tập trung”.
4. Tập trung vào một thứ trong một thời điểm
Kĩ năng tập trung thường hay bị đánh giá thấp. Tập trung vào một công việc nhỏ có thể giúp bạn thay đổi mọi thứ. Làm một việc trong một thời điểm giúp bạn duy trì sự tập trung. Năng suất của bạn có thể tăng lên gấp 2 đến 5 lần nếu bạn có thể làm những việc nhỏ có mục đích mà hầu như không bị gián đoạn.
Khi bạn có một danh sách ưu tiên rõ ràng trong một thời điểm, làm một việc một là cách tốt nhất để giúp mọi thứ được hoàn thành mà không tốn thời gian.
5. Áp dụng nguyên lý 80/20
Nguyên lý Pareto là một nguyên lý nổi tiếng thường được biết đến là định luật 80/20: Tập trung vào những thứ nhỏ có nhiều lợi ích. Nguyên lý này chỉ ra rằng, trong hầu hết các sự kiện 80% kết quả thường đến từ 20% nguyên nhân.
Bạn có thể đã bắt mình làm việc quá nhiều mỗi ngày mà không dành thời gian để xem xét lại những gì thiết yếu, những gì là khẩn cấp, những gì bạn có thể uỷ quyền. Khi bạn buộc mình phải tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu có Hệ số thu nhập trên đầu tư (ROI) lớn, bạn chắc chắn sẽ làm việc hiệu quả hơn, và đơn giản hoá hơn cuộc sống của bạn.
Để làm được nhiều việc hơn mà tốn ít thời gian hơn, bạn hãy theo dõi các công việc bạn làm mỗi giờ trong một tuần.
- Có bao nhiêu việc đã làm giúp bạn tiến gần hơn mục tiêu?
- Bạn đã lãng phí bao nhiêu thời gian?
- Có bao nhiêu công việc có có thể uỷ quyền?
Chọn 20% việc bạn đã làm mang lại 80% kết quả. Mỗi ngày, bạn hãy chọn ra 3 nhiệm vụ quan trọng nhất và tập trung hoàn toàn vào việc hoàn thành 3 nhiệm vụ ấy trong một khung thời gian cụ thể. Bạn không nhất thiết phải hoàn thành tất cả, nhưng bằng cách hạn chế bản thân luôn tập trung trong một số việc, bạn buộc phải tập trung vào những thứ thiết yếu.
6. Làm chủ thời gian của bản thân
Bạn có toàn quyền quyết định việc sử dụng quỹ thời gian của mình để trò chuyện, suy nghĩ, hành động, gián đoạn có chủ đích để đạt được mục đích. “Đừng để người khác lên lịch trình cho cuộc sống của bạn” – Warren Buffet nói.
Nếu 80% kết quả đến từ 20% quỹ thời gian của bạn, hãy tưởng tượng nếu bạn làm đúng, bạn chỉ cần làm việc trong 20% thời gian bạn có.
Đầu tư vào việc quản lý thời gian là một việc đầu tư có giá trị. Hãy phân bổ thời gian cho mọi việc bạn làm. Mỗi việc bạn làm trong ngày nên có thể đạt được, thực tế và có giới hạn thời gian. Và quan trọng nhất, mỗi việc bạn làm nên giúp bạn đạt được các mục tiêu ngày, tuần hay tháng. Giới hạn thời gian sẽ thúc đẩy bạn làm việc tập trung và hiệu quả hơn.
Quản lý thời gian không chỉ giúp bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn. Cách bạn quản lí thời gian như thế nào sẽ thể hiện những gì bạn muốn, và bạn đã sử dụng thời gian hiệu quả như thế nào để đạt được mong muốn ấy.
“Hãy nhớ rằng, nếu bạn không đặt ưu tiên cho cuộc sống của mình, người khác sẽ thay bạn làm việc đó” – Greg McKeown
Hãy lấy lại quyền quản lí thời gian của bản thân, và đột nhiên bạn sẽ có cả đống thời gian để làm việc theo đuổi mục tiêu cuộc sống của mình, hay là để thư giãn, xả stress, dành thời gian cho gia đình, bạn bè, đọc sách, tập thể dục,…
7. Đừng trở thành người hoàn hảo
Nếu bạn là người theo đuổi chủ nghĩa hoàn hảo, sẽ tốn nhiều thời gian hơn để bạn hoàn thành một việc, và do đó bạn sẽ kém năng suất hơn dự định.
Nguyên nhân là khi bạn dành toàn tâm toàn ý theo đuổi sự hoàn hảo, bạn sẽ mất nhiều thời gian cho một nhiệm vụ hơn là yêu cầu, điều ấy khiến cho những công việc khác bị đẩy lùi. Sự điều chỉnh không bao giờ là kết thúc. Theo đuổi sự hoàn hảo sẽ khiến bạn mất thời gian và có thể làm phiền người khác nếu bạn là một mắt xích trong chu trình làm việc.
8. Đo lường nỗ lực và kết quả
Đừng tự đánh giá bản thân bằng những việc bạn đã hoàn thành. Nếu bạn không dành thời gian để xem lại những kết quả đã đạt được và tìm cách làm thế nào để làm việc tốt hơn thì bạn vẫn đang lãng phí thời gian vào những việc ảnh hưởng đến năng suất của mình.
Hãy thường xuyên kiểm tra cách bạn làm việc
Phân tích tỉ mỉ những nỗ lực và kết quả xem bạn có đang nhận được những kết quả mà bạn mong đợi không? Đừng nghĩ rằng việc phân tích này tốn thời gian. Một khi bạn thấy dữ liệu về hiệu suất làm việc của bản thân mang lại cho bạn những thông tin giá trị để làm việc hiệu quả hơn, bạn sẽ phải xem lại, thời gian vừa qua đã đi đâu?
