Đánh giá nhân viên là quá trình đưa ra những trao đổi nhận xét về mức độ hoàn thành công việc, thành tích của cán bộ nhân viên, từ đó lên kế hoạch hoàn thiện và phát triển cho cá nhân đó.
Kết quả đánh giá nhân viên được sử dụng cho rất nhiều mục đích trong công tác quản trị nhân lực như quản lý lương thưởng, đào tạo, thăng hoặc hạ cấp bậc, luân chuyển,… Trong đó có 3 mục đích chủ yếu:
– Cải thiện thành tích của nhân viên trong công việc hiện tại;
– Chuẩn bị nhân sự cho những cơ hội thời cơ trong tương lai của tổ chức;
– Cung cấp những ghi nhận về thành tích công tác của nhân viên mà chúng có thể sẽ được sử dụng làm cơ sở cho những quyết định quản trị trong tương lai.
Để đánh giá nhân viên đặc biệt là đối với các vị trí quan trọng được toàn diện và công bằng, doanh nghiệp không chỉ phải dựa vào kết quả công việc, mà còn bằng năng lực của nhân viên đó. Có thể kể ra một số phương pháp đánh giá được các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng:
– Phương Pháp mức thang điểm (Rating scale method)
– Phương Pháp Xếp hạng (luân phiên & so sánh cặp) (Ranking method)
– Phương Pháp Ghi chép các vụ việc quan trọng (Critical incident method)
– Phương Pháp Đánh giá bằng văn bản tường thuật (Essay method)
– Phương Pháp Theo tiêu chuẩn công việc (Work standards method)
– Phương Pháp Thang điểm hành vi (Behaviorally anchored rating scales method – BARS)
– Phương Pháp Quản trị bằng các mục tiêu (MBO)
Trên thực tế, công tác triển khai đánh giá thường không diễn ra suôn sẻ như chúng ta tưởng. Có rất nhiều câu hỏi cần giải đáp xuất phát từ phía các nhà Quản lý nhân sự (những người đưa ra các chương trình đánh giá tại công ty) và cả từ các nhà quản lý tại các bộ phận (những người trực tiếp thực hiện công tác đánh giá nhân viên). Dưới đây là một số câu hỏi như vậy:
Đến từ các nhà Quản lý nhân sự:
1. Các tiêu chuẩn quan trọng của một chương trình đánh giá nhân viên là gì?
Một chương trình đánh giá nhân viên thành công cần đáp ứng các yêu cầu sau:
• Phù hợp với quy mô của tổ chức.
• Phải được truyền đạt được tới tất cả những cá nhân liên quan.
• Phải thuyết phục được những người sẽ dẫn dắt các cuộc đánh giá.
• Cung cấp được các khoá đào tạo, hướng dẫn, các nguồn lực hỗ trợ tới các nhà quản lý.
• Thiết lập được hệ thống kiểm soát và khen thưởng để tăng thêm tính thực thi.
2. Liệu có thể sử dụng các form biểu, quy trình đánh giá từ các đơn vị khác không hay chúng ta cần phải chủ động thiết kế một chương chình đánh giá mới dành riêng cho đơn vị của mình?
Bạn có thể tìm được rất nhiều mẫu biểu liên quan tới quy trình đánh giá, nhưng sẽ rất hiếm khi có thể kiếm đuợc một hệ thống hoàn toàn phù hợp với toàn bộ công ty bạn.
Hãy tham khảo các chương trình chỉ như những hướng dẫn chứ không nên dùng chúng như một “món ăn đã qua chế biến”.
Hãy sử dụng các thông tin đầu vào, lấy các yêu cầu từ đội ngũ cán bộ quản lý trực tiếp và các CBNV, tham khảo tất các các form biểu và quy trình tới họ vì đây chính là những “khách hàng quan trọng nhất sẽ sử dụng sản phẩm của bạn”.
3. Tại sao các cán bộ quản lý nhìn chung có vẻ không thích các chương trình đánh giá nhân viên khi được tiến hành áp dụng trong một công ty?
Rất nhiều nhà quản lý không tin tưởng rằng đánh giá là một công cụ tốt và sẽ không đưa ra được các kết quả tích cực, họ cũng ít khi được đào tạo đầy đủ để có thể dẫn dắt một cuộc phỏng vấn. Họ do dự khi phải thực thà trong đánh giá và sợ cấp dưới sẽ không bằng lòng, bực tức với họ và tin rằng cuộc xem xét đánh giá sẽ không thể có sự dễ chịu, dễ gây nên những bất lợi hơn là sẽ tốt đẹp.
4. Đào tạo về đánh giá nhân viên cần được tiến hành như thế nào và với thời lượng bao nhiêu là vừa đủ?
Đào tạo phải bao gồm được ba yếu tố sau:
• Những thông tin nhân sự cơ bản.
• Những kỹ năng đánh giá nhân viên.
• Những thúc đẩy để thực hiện chương trình.
Về mặt ý tưởng chương trình cần được thực hiện với rất nhiều công đoạn trải dài trong một quãng thời gian với từng nhóm nhỏ cho việc thảo luận và luyện tập. Một trong những key-topic có thể là làm thế nào để có thể rõ ràng những gì đang kỳ vọng, làm thế nào để dẫn dắt một cuộc đánh giá hiệu quả, làm sao để có thể đánh giá một cách công bằng…
Đến từ các nhà Quản lý trực tiếp:
1. Tại sao hầu hết các nhân viên dưới quyền thường cũng không thích thực hiện đánh giá nhân viên?
Lí do là vì những cuộc đánh giá thường rơi vào không khí khó chịu bởi những vấn đề như:
• Những nhiệm vụ được giao và đo lường sản phẩm đầu ra không rõ ràng.
• Ngại khi bất đồng ý kiến với cấp trên và có thể việc đó sẽ gây trở ngại cho họ sau đó.
• Phê bình nhiều hơn khen ngợi.
• Cấp trên thường bảo thủ trong khi trao đổi với cấp dưới.
• Cấp trên có sự chuẩn bị cho quá trình đánh giá không tốt.
2. Làm sao để có thể chắc chắn là bạn đang thực hiện công tác đánh giá nhân viên một cách công bằng?
• Thu thập những yếu tố đầu vào từ những người cũng đang làm công tác đánh giá những vị trí tương tự.
• Chắc chắn rằng bạn đang không bị tác động của những ảnh hưởng “halo effect” hay “horns effect”.
• Không đánh giá dựa trên những sự kiện, kết quả gần nhất.
3. Làm sao để có thể lôi kéo nhân viên vào trong quá trình thảo luận đánh giá thay vì phải thực hiện “độc thoại, phán xét” trong suốt buổi đánh giá cùng nhân viên?
Để tránh nhàm chán trong cuộc trao đổi đánh giá bạn có thể hỏi nhứng câu hỏi kiểu như:
• Trong năm vừa rồi bạn thấy có điểm gì đáng mừng?
• Có vấn đề gì đáng nhớ mà bạn đã phải đối mặt?
• Những mục tiêu chính cho năm tới của bạn sẽ là gì?
• Bạn muốn cải thiện, phát triển mảng nghiệp vụ, khả năng nào của mình?
• Tôi có thể giúp đỡ bạn bằng cách nào để hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu năm tới?
4. Tôi nên kết thúc buổi đánh giá nhân viên như thế nào đặc biệt khi mà cá nhân nhân viên đó là người có những kết quả thực hiện công việc yếu kém?
Luôn luôn kết thúc cuộc đánh giá với những điểm tích cực. Trước hết cám ơn nhân viên với một vài công việc điển hình rất tốt mà họ đã hoàn thành trong năm qua. Bằng những ghi nhận các đóng góp nhà quản lý sẽ tạo được không khí động viên, khuyến khích nhân viên cố gắng. sau đó có thể chuyển sang những “điểm nhỏ cần điều chỉnh”.
Hãy nói những nhận xét kiểu như: “Tôi rất mừng vì được có cơ hội ngồi lại trao đổi về kết quả thực hiện công việc của bạn và tìm cách để chúng ta có thể cải tiến, phát triển những kết quả này. Tôi tin rằng cùng nhau chúng ta có thể đạt được những kết quả khả quan hơn nữa”.
Không chỉ đánh giá mà nên luôn ghi nhận, khen ngợi về những thành quả của nhân viên.
“Không được bỏ qua bất kỳ bước nào trong quá trình đánh giá và quản lý đánh giá.
Quản lý đánh giá “Performance management” hoạt động hiệu quả như một hệ thống với một số nhất định các phần liên quan. Mỗi phần, quá trình cần được thực hiện trọn vẹn tại thời điểm xác định.
Nếu như bạn bỏ lỡ một khâu nào đó, giá trị của công tác đánh giá và quản lý đánh giá có thể sẽ bị ảnh hưởng.
